Megbeszélések, időgazdálkodás

Nem túl régen írtam arról, hogy miért is nem dolgozunk a munkahelyen. Gondolkodtam, milyen alapelvek kellenek, hogy jobb szervezéssel, kevesebb idő menjen el feleslegesen. Egyenlőre a házon belüli megbeszéléseket vettem sorra, nem az ügyféllel való kommunikációt. Egyszer majd azt is.....

Meg kell(ene) tervezni a megbeszéléseket, a meghívottak körét - sokkal jobban. Érdemes végiggondolni mikor, milyen embereknek, milyen információkat kell átadni, ahhoz, hogy a probléma megoldása a leghatékonyabb legyen. Ha jobban belegondolunk ez magába foglalja azt is, hogy hajlandóak legyünk a hierarchiát háttérbe szorítani és feladat orientáltan csak a ténylegesen szükséges személy(ek)kel megbeszélni a dolgokat.

Nagyon sokszor tapasztaltam, hogy a megbeszélésekre felkészületlenül jönnek az emberek. Még mindig nem eléggé elterjedt, hogy egy megbeszélésre már előre elkészített agendával menjünk be. Igen, munkaigényes. Előre végig kell gondolni mit akarunk közölni, milyen válaszok várhatóak, mire készüljünk fel, milyen kérdések merülhetnek fel... Tehát a lehetséges kérdésekre a lehetséges válaszokat is már előre összeállítjuk. Én mindig így működtem, meggyőződésből és mert elvárás is volt. Bekerültem egy olyan szervezetbe ahol ez nem volt szokás és elvárás. Mi volt a megoldás - de jó, mentesültem egy csomó munka alól. Közben csak magam alatt vágtam a fát. Nem voltam eléggé felkészült, nem tudtam "csípőből" válaszolni,.... Ennél rosszabbat nem is tehettem volna. Tanulság levonva.
Ennek egy másik hozadéka: sokkal könnyebben mederben lehet tartani a megbeszélést, és az esetleg elkalandozó munkatárs figyelmét könnyebb felhívni arra, hogy ő most nem igazán járul hozzás a megoldáshoz, ellenben teljesen más vágányra tévedt.

Triviális apróság: a megbeszélések kezdődjenek pontosan. És ha össze vannak szedve az adatok, témák akkor lényegesen kevesebb időt fogunk eltölteni üres fecsegéssel, gondolkodással.

Még egy időhöz kapcsolódó ötlet. Próbáljunk meg belőni egy időintervallumot amin belül szeretnénk maradni. Legyen reális időkeret. Nem feltétlenül csak fél és egyórás időblokkok vannak :) Ezt az időkeretet közöljük előre és az idő múlását is jelezzük. Egy 1 órásra tervezett megbeszélésnél a felétől kezdve lehet 10, majd 5 percenként jelezni. Nagyobb csoportnál meg lehet kérni a feleket, hogy mindenki csak adott időegységet beszéljen. Ilyenkor érdemes adni 1-2 percet arra, hogy ő maga összeszedje a lényegi infókat (bár teszem hozzá, jól felkészült szakembereknél erre nincs szükség tapasztalatom szerint). Ez a munkatársat is arra ösztönzi, hogy minél összeszedettebben, pontosan fogalmazva és logikusan adja elő a mondanivalóját.

Vegyük elejét a parttalan beszélgetéseknek. Látszólag a probléma megoldására irányulnak, azonban ha nem közöl az illető új ötletet, nem helyezi más megvilágításba a dolgokat, hanem pusztán ismételgeti magát vagy a másikat, más szavakkal akkor igenis vegyük el tőle a szót. Ezt lehet kedvesen és nem sértő módon tenni.

Minden megbeszélésnek legyen egy moderátora. Nem kell formalizálni ezt sem. Többnyire aki kezdeményezte a beszélgetést annak kell kordában tartania a többieket. Azonban ha ő erre nem alkalmas akkor érdemes az első 1 percben tisztázni ki legyen az. 

Amikor csak lehet keressünk más megoldást a megbeszélés szervezése helyett. A konkrét problémamegoldásokra sem kell mindig megbeszélést összehívni pl. nagytárgyalóba. Célravezetőbb ha megkérjük a résztvevőket (ha ezek száma kisebb, mint 3-4 fő), hogy mondjuk ebéd után üljünk le és csak az adott problémát akarjuk megoldani. Így megvalósul, hogy előre szóltunk és van idő összeszedni a gondolataikat, utánanézni esetleg dolgoknak. De mégis egy kicsit kevésbé formalizált, nem bürokrácia-vezérelt, hanem probléma-orientált. Még egy hozadéka van: jobban egyenrangú félnek érzik magukat az emberek.
Sokszor egy csapaton belüli levlistára bedobott mondat is elég lehet. Netán egy megosztott doksi, amihez mindenki hozzáteszi a magáét.