Mit is csinálunk a munkahelyünkön?

Egy kollegám ajánlása alapján néztem meg a következő videot: Why work doesn't happen at work.
Avagy miért is nem dolgozunk a munkahelyen.

Hangsúlyos eleme az előadásnak a koncentrált figyelem, illetve annak hiánya a munkahelyi környezetben. Az állandó megszakítások elsődleges felelőseinek a managereket és megbeszéléseket tartja (m&m). Első hallásra vitatkoznék vele, hiszen a managerek nem jókedvűkben zargatják a beosztottjaikat, hanem mert olyan információra van szükségük amit csak az adott illető tud.
Másik oldalról viszont.....
Kicsit távolabbról nézve a dolgokat. A csecsemők koncentrációs képessége születésükkor kb. a nullával egyenlő. Csaponganak, nézelődnek, hiszen az egész világ még új számukra. Nagyjából 2-3 éves korra alakul ki az elmélyültebb játék képessége. Ekkor már 15 percet is képesek egy adott dologra figyelni. Az óvodáskor végétől kezdve (ahol ez az időintervallum 35-45 percre), folyamatosan arra trenírozzuk a gyerekeket, hogy legyenek képesek belemélyedni és koncentrálni egy adott környezetben. És már itt megjelenik a kettősség: koncentráljon 45 percet a gyerek az adott tantárgyra, de a megoldandó feladatok (pl. matekórán) mindig sokkal rövidebb ideig tartanak. Viszonylag ritka amikor egy adott órán a tanár hagyja/engedi/elfogadja, hogy a diák 45 percen keresztül egy adott feladatba mélyedve, annak minden aspektusát figyelembe véve dolgozzon.

Középiskolában már kicsit differenciáltabb a helyzet - több az olyan feladat amit önállóan kell megoldani elejétől a végégig. De alapvetően az ilyen helyzetet dolgozatírásnak hívják. Egyébként együtt kell haladni, felvenni más tempóját, elsősorban a tanárét.
Az igazán elmélyülős, végiggondolós feladatokat házi dolgozatnak, vagy szimplán házi feladatnak hívják. Tehát otthoni környezetben, saját ritmusában csinálhatja a gyerek.

Egyetemen gyökeresen változik a helyzet: az információ befogadására szánt előadásnyi idő után mindenki úgy dolgozza fel az infókat ahogy, amilyen tempóban tudja. A beadandó feladatok elkészítésének időtartama is az egyénre van bízva - a véghatáridő általában azért fix :). Tehát itt már tisztán megjelenik az elvárás: önálló problémamegoldást kell produkálni.
Munka szempontjából ez már egy jó irány. Azonban van egy momentum ami alig van jelen az oktatásban, holott a munkakörnyezetben igen gyakori elvárás: a kooperáció. Tehát megtanulni azt, hogy úgy dolgozzunk hatékonyan csoportban, hogy az egyéni szükségletek ne sérüljenek, ugyanakkor a csoport teljesítménye jó (netán kiváló) legyen.

Mi kell a csoportmunka hatékonyságához (a teljesség igénye nélkül, most csak a sztori szempontjából relevánsak közül kiemelve pár):

• önálló munkavégzésre képes emberek
• megfelelő tudás (feltételezzük, hogy ez megvan)
• egyénre szabva megfelelő idő, hogy a feladatot el tudják végezni (munkakörnyezetben feltételezzük, hogy reális határidők és elvárások vannak a csoport elé támasztva)
• minden információnak rendelkezésre kell állni csoport szinten, hogy az egyén tudjon haladni
• kooperáció 
• kreativitás

önálló munkavégzésre képes emberek
Ebből az önálló munkára való képességet elvileg hozzák az emberek az iskoláikból. Gyakorlatilag azonban nem: nagyon pontosan definiálva van általában a feladat, de a megoldások közül az elfogadott is. Nem nagyon van helye a kreativitásnak. Az alapvető elvárás nem egy új produktum felmutatása, hanem a rendelkezésre álló információk megfelelő szintű szintetizálása. Tehát nem valósul meg teljes önállóság: van egy sablon ami alapján elkészül a feladat, és a végeredmény nem, vagy alig térhet el a sablontól. Nem más ez, mint kisgyerekkorban a formafelismerés* - csak most már magasabb szinten és elvont fogalmakkal (*gyerekeknél: egy doboz amiben van egy 3szög, 4szög, kör alakú lyuk és a megfelelő formát a megfelelő lyukba dobva a szerkezet általában zenél - mindenki legnagyobb örömére). Nem mondom, hogy nem fontos lépést ezt is begyakorolni. Azon szerencsés helyzetekben amikor az elvárás nem csak a tankönyvi anyag "újraírása", hanem önállóan források felkutatása és beépítése, már jó úton járunk. Nem tudom most mi van a középiskolákban, régen nem ez volt sajnos. 

egyénre szabva megfelelő idő, hogy a feladatot el tudják végezni

Na igen, sarkalatos pont. Szerintem a jó projekt manager feladata, hogy ismerje az embereit és pontosan tudja mi az a terhelhetőség és elvárási szint ami reális határidőkben nyilvánul meg. Illetve a feladatkiosztásnál is tekintetbe kell venni az egyéni különbségeket és aszerint kiosztani a feladatokat. 

Fontos, hogy a munkatársak viszont képesek legyenek időben jelezni ha a feladat valami miatt nehézséget jelent, számukra nem megugorható.

minden információnak rendelkezésre kell állni csoport szinten, hogy az egyén tudjon haladni

Hát igen, itt nagyon el tud vérezni a dolog. Mi számít a csoport szempontjából releváns infónak? Mi az ami már túl sok, mi az ami még túl kevés? Milyen formában legyenek ezek az infók elérhetőek, .... Azt hiszem ez egy külön cikk témája lesz. 

kooperáció 

Ez az a pont ahol nagyon szükséges, hogy figyelembe tudjuk venni a másik embernek az egyéni "idő" szükségleteit. Itt jön a képbe az, hogy a pm-nek kooperálnia kell a fejlesztővel, hiszen válaszolnia kell az ügyfélnek/főnökének, tudnia kell mikor lesz kész a feladat, ezernyi más okból. De a junior fejlesztő is állandóan kérdez a nála okosabbtól. Nézzük az elvárásokat: elvárjuk pl. egy fejlesztőtől, hogy van egy adott probléma - oldja meg. Mondjuk X határidőre. Ha csapatról van szó, akkor minden csapattag elé ugyanezt az elvárást támasztjuk- feltéve, hogy mint csapat is egy adott határidőre legyenek készen. Majd mindent megteszünk, hogy ez minél nehezebben következzen be: 

• elvárás, hogy a fejlesztő a pm kérdésére válaszoljon - mert sokszor e nélkül az info nélkül a pm nem tud tovább haladni az ő munkájába
• elvárás, hogy a senior fejlesztők segítsenek a junioroknak
• elvárás, hogy egymással képesek legyenek együtt dolgozni, pm bevonása nélkül egyeztetni a feladataikat

És mivel nem szocializálódtunk erre, mindezt a következő módon tesszük: szóban kérdezünk és elvárjuk a fókuszált figyelem félbeszakítását, máshova irányulást és érdemi választ - teszi ezt mind a pm, mint a csapattagok egymás felé. Tehát nem hagyjuk az egyénnek meg azt a szabadságot, hogy ő döntse el mikor kíván foglalkozni a feltett kérdéssel (nem hagyhatjuk, mert akkor a másik nem halad... elég érthető elvárás tehát). 

Megoldási képletek? 

Én azt gondolom, hogy ez több rétegű dolog. 

•  adott csapatban a normák kialakulása függ a csapattagok viselkedésétől és nagyban függ a vezető személy viselkedésétől (természetesen ez egy oda-visszahatás)
• a probléma felismerése és a csapatra vonatkoztatott megfogalmazása a legelső lépés. Lehetséges olyan csapat ahol ez az egész kérdéskör fel sem merül. Ugyanakkor a managerek más típusú munkavégzésükből adódóan valószínűleg sok fejlesztő agyára mennek - tehát erősen jelen lehet a probléma.
• a csapatra vonatkoztatott megfogalmazása alatt értem, hogy ne csak, mint csapat kezeljük a kérdést, hanem az egyes emberekre szabottan is vizsgáljuk meg ez mennyire lehet probléma. Tökéletes példa erre egy senior aki egyrészt nehezen engedi el/adja ki a feladatokat, másrészt könnyen elterelődik a figyelme. Mindkét kvalitás inkább emberi, mint szakmai. Szakmailag ugyebár erős, ezért senior. De mit is várunk egy seniortól: tanítson, osszon be feladatokat, stb. Tehát nincsenek összhangban az elvárások és az emberi kvalitások. Ilyen helyzetekre is ki kell találni megoldási képleteket: vagy módosítsunk az elvárásokon, vagy próbáljuk meg az emberi kvalitásokat szintre hozni - fontos: mindig az adott emberrel konzultálva és az ő véleményére, irányultságára hagyatkozva.

Jason Fried három dolgot javasol:

• vezessünk be csend-órákat/csendes félnapot: ekkor senki sem szól a másikhoz IRL - tehát a másik emberre van hagyva, hogy mikor válaszol (tehát ő határozza meg a kiállási pontot). Ezt még nem próbáltam a gyakorlatban, de erősen bennem van, hogy egy próbát megér - lássuk meg mennyit haladnak a fejlesztők ha zavartalanul dolgozhatnak 3-4 órát.
• változtassunk a kommunikációs csatornákon - a face-to-face módszer helyett preferáljuk az IM, email eszközöket - hozzáteszem: IM esetében is megvan annak a veszélye, h azonnali választ várjunk, saját példámból tudom :)
• hagyjuk el a következő megbeszélést. Ne átütemezzük, hanem egy az egyben hagyjuk el. Meglátjuk -szerinte- semmi sem fog történni. Én ezzel a gyakorlatban vitatkoznék, de valószínűsítem, hogy pusztán kulturális különbségről van szó: tapasztalatom alapján közép-Európában egyszerűen sokkal kevesebb és gyakorlatiasabb megbeszéléseket szerveznek az emberek, mint akár a skandinávok, akár az amerikaiak.